Bedrijfsvoering

De paragraaf Bedrijfsvoering is een verplichte begrotingsparagraaf (BBV art 9, lid 2, sub e). In deze paragraaf wordt ingegaan op de organisatieontwikkeling en de doelstellingen voor de concernbrede bedrijfsvoering. In de begroting en jaarrekening rapporteren wij u, naast de paragraaf bedrijfsvoering, ook over de omvang van het personeel door middel van het overzicht personele sterkte en personele lasten.

In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Deze paragraaf bevat de volgende onderdelen:

• Organisatieontwikkeling;
• Communicatie;
• Digitalisering dienstverlening;
• Informatiebeheer en beveiliging
• Dashboard bedrijfsvoering;
• Personele lasten en personele sterkte;
• Inhuur van externen.

6.5.2 Organisatieontwikkeling

Nadat in 2014 de nieuwe organisatiestructuur is ingevoerd, stond 2015 in het teken van de kwaliteit van de medewerkers. De inzet is vooral gericht op verandering in houding en gedrag: hoe werken we in Hilversum voor, maar vooral ook met de buitenwereld. Daarvoor hebben we een aantal instrumenten geïntroduceerd en geïmplementeerd – o.a. een nieuw functiegebouw met algemene functiebeschrijvingen (HR21, zie hieronder) en resultaat- en beoordelingsgesprekken (‘de gesprekscyclus’). Ook de Hilversum Academie (opleidingen) is vooral hierop gericht. Dat alles moet eraan bijdragen dat we in een andere rol, met meer daadkracht en snelheid, en meer vanuit waar de buitenwereld behoefte aan heeft werken.
Voor veel medewerkers is de nieuwe organisatiestructuur en cultuur zeer ingrijpend. Het heeft voor sommigen geleid tot onduidelijkheid en onzekerheid. Soms ook het gevoel minder effectief te zijn, doordat niet meer eenzijdig vanuit de eigen koker, maar meer in samenwerking met anderen gewerkt moet worden, en verantwoordelijkheden  lager in de organisatie liggen. Oude routines (ingesleten werkprocessen) zijn verdwenen en een nieuwe werkwijze zijn we gaan ontwikkelen.

 De volgende activiteiten hebben in 2015 plaatsgevonden.

Implementatie HR21:

• Afdelingsmanagers hebben samen met teammanagers en teamvertegenwoordigers (medezeggenschap) gebouwd aan het nieuwe functiehuis;
• Het functiehuis is vastgesteld met draagvlak van medezeggenschap en management;
• Tegelijkertijd zijn er informatie- en voorlichtingsbijeenkomsten gehouden voor alle medewerkers om uitleg te krijgen en achtergrondinformatie over het wat en waarom van het nieuwe functiehuis HR21. Ruim 300 medewerkers hebben daar gebruik van gemaakt. Deze bijeenkomsten vonden plaats voorafgaand aan het daadwerkelijke overzetten van de mensen op hun nieuwe functie. Dit is gebeurd in een plaatsingsgesprek;
• In maart/april 2015 zaten alle mensen op een functie in HR21.

Bijzonder aspect bij de implementatie van HR21 is dat alle medewerkers ‘horizontaal’ over zijn gegaan naar de nieuwe functie, dat wil zegen in dezelfde schaal geplaatst zijn als waarin zij betaald werden zodat ook prestaties gevraagd kunnen worden die horen bij dat schaalniveau. Daarmee is een einde gekomen aan de situatie dat sommige medewerkers via een ‘garantieloon’ meer betaald krijgen dan het werk dat zij moeten leveren. Uitgangspunt is nu ‘loon naar prestatie’, voor elke medewerker wordt dit via de gesprekscyclus gemonitord. Dit kan ertoe leiden dat medewerkers alsnog in een lager of hoger schaalniveau geplaatst worden

Ontwikkelen en implementatie formele gesprekscyclus:

• In 2015 is de formele gesprekscyclus gestart, bestaande uit een jaargesprek en twee voortgangsgesprekken. In het tweede jaargesprek zit een beoordelingscomponent en wordt  vooruitgekeken naar het komende jaar. Er worden dan ook direct resultaatafspraken gemaakt;
• De eerste jaargesprekken zijn gehouden voor de zomer en waren er op gericht om resultaatafspraken te maken voor een half jaar;
• Via gerichte communicatie en training zijn mensen voorbereid op de jaargesprekken;
• De managers hebben de gesprekken begeleid via een vast systematiek: vlootschouw, trainen van gesprekstechnieken. Het beoordelingsverslag maakt de manager, voor de overige gesprekken doet de medewerker de voorzet.

Hilversum Academie:

• In 2015 zijn er trainingen gehouden die gericht zijn op de ontwikkeling van de organisatie;
• De focus heeft gelegen op effectief invloed uitoefenen, feedback geven en ontvangen en het schrijven van klant vriendelijke raadsvoorstellen, brieven en e-mails. Circa 300 medewerkers hebben een cursus gevolgd.

Kweekvijver voor potentieel leidinggevenden:

• In 2015 zijn er maandelijks bijeenkomsten gehouden voor medewerkers die onderdeel zijn van de kweekvijver;
• Eén medewerker van de kweekvijver is inmiddels aangesteld als teammanager;
• Twee medewerkers doen ervaring op in een nieuwe rol (niet als teammanager).

Omgevingsbewust werken:

• Binnen de sterprogramma's heeft omgevingsbewust werken een plek gekregen.

6.5.3 Veranderopgave voor communicatie

In het kader van de gemeente brede veranderopgave (minder verkokering, horizontale integraliteit & van buiten naar binnen) hebben de medewerkers van de afdeling communicatie een voortrekkersrol genomen om de gehele organisatie:

• communicatief vaardiger te maken;
• meer empathisch te laten communiceren;
• pro-actiever te laten communiceren;
• te leren de communicatie te laten aansluiten op de behoeften van de doelgroepen.

Daarnaast is vanuit het bestuur de behoefte gegroeid om professioneler, met veel aandacht voor reputatiemanagement, de profilering van “Hilversum:Mediastad” explicieter vorm te geven. In dit kader is ‘relatiemanagement’ en ‘netwerkmanagement’ geïntroduceerd met als doelstelling opener, journalistieker, pro-actiever en transparanter met de verschillende doelgroepen en stakeholders in de samenleving te communiceren.

Tenslotte is er in 2015 kritisch naar de productie van alle communicatiemiddelen gekeken. In 2015 hebben en we alle productie die buiten de deur kan, overgedragen aan derden en hebben we de communicatie die via een aantal verouderde en minder relevante communicatiekanalen werd verzorgd beëindigd.

In 2015 zijn de volgende specifieke veranderopgaven uitgevoerd:

• tijdens onze wekelijkse collegevergadering is een communicatiestrateeg aanwezig;
• er is een wekelijkse persbriefing met de (lokale) pers;
• er is een wekelijkse weblog door ons college;
• alle raads- en college voorstellen worden voorzien van een communicatie paragraaf;
• het beleid is door middel van de presentatie van de sternota/programmabegroting interactief gepresenteerd aan de samenleving;
• er is een persvragen registratiesysteem aangeschaft dat gedeeld kan worden met onze strategische partners (onder andere politie);
• elk lid van ons college beschikt over één specifieke communicatieprofessional;
• het Burgerjaarverslag Hilversum 2015 is extern uitbesteed;

Er zijn stappen gemaakt in onze profilering, de professionalisering van de communicatie, het verbeteren van de kwaliteit van onze producten, verbeteren van de social media en de doelgroepspecifieke communicatie is gestart. De communicatie specifiek ten behoeve van de raad is nog in ontwikkeling. Hiervoor is recent een ½ fte bij de griffie geworven ten behoeve van de raadscommunicatie.

6.5.4 Digitalisering dienstverlening

De plannen voor het digitaliseren van onze dienstverlening hebben we in 2015 behoorlijk herzien:

• Naar aanleiding van een herhaalde negatieve rapportage van de archiefinspectie bleek dat we nog veel meer inspanning moesten leveren voor het op orde krijgen van zaakgericht werken. Omdat het risico voor het kwijtraken van informatie bestond hebben we onze ambitie om nieuwe e-diensten in te voeren moeten verlagen. Daardoor zijn er slechts een paar nieuwe externe e-diensten opgeleverd. In het laatste kwartaal van 2015 is er weer gestart met het inrichten van de volgende e-diensten. In 2016 zal een inhaalslag gemaakt worden op dit vlak.
• Het digitaliseren van uitgaande facturen is niet gerealiseerd omdat de technische oplossing van de leverancier te onveilig werd bevonden. Er wordt gewerkt aan een betere oplossing om in 2016 alsnog live te gaan.
• Binnen het gegevenshuis zijn de applicaties voor de basisregistraties BAG en BGT zoals gepland vernieuwd. De aanlevering aan de landelijke voorziening van de laatste is begin 2016 gerealiseerd, waarmee we nog in de voorhoede zitten. De vervanging van de WOZ applicatie is gestaakt, omdat in 2015 de invoering van de nieuwe belastingapplicatie is gestaakt. De aanbesteding loopt en zal in 2016 leiden tot invoering van een nieuwe belasting- en WOZ applicatie.

Het signaal van de archiefinspectie is meegenomen bij de uitwerking van de aanpak voor de nieuwe aanbesteding van onze gemeentelijke Frontoffice (website, e-formulieren, producten en diensten catalogus, KCC systeem) en Midoffice (zaaksysteem en documentenopslag). Deze aanbesteding is noodzakelijk in verband met het einde van het samenwerkingsverband GovUnited per oktober 2016. Maar uit de archiefinspectie blijkt dat de focus de komende jaren moet liggen op goed gebruik, en niet op nieuwe techniek. Daarom zijn we nieuwe kortlopende en flexibele contracten met de huidige leverancier aangegaan. Om te zorgen dat we ons nu kunnen focussen op juist gebruik van de systemen. En om daarna component voor component te kunnen aanbesteden, in plaats van één grote suite.

6.5.5 Informatiebeheer en beveiliging

Er is veel aandacht geweest voor privacy en informatiebeveiliging in het sociaal domein, en op internet zijn spelregels en een privacyprotocol voor het sociaal domein gepubliceerd. Algemene spelregels en een protocol ontbreken nog, maar volgen in 2016. Er is een speciale ‘week van de integriteit’ georganiseerd met veel interactieve aandacht voor informatiebeveiliging en privacy. Er is een gemeentebrede beveiligingsorganisatie opgezet, met centraal toezicht. Er is een verbeterplan opgezet, met daarbij de verantwoording richting raad over de realisatie. En er is een interne procedure opgezet, met e-formulier, voor het melden van beveilingincidenten en datalekken.

6.5.6 Dashboard bedrijfsvoering

In onderstaande tabel vindt u het dashboard bedrijfsvoering begroting 2015 en realisatie jaarstukken 2015:

 

1. Ziekteverzuim;
   De gemeente Hilversum heeft als doelstelling een ziekteverzuimpercentage van maximaal 5%. In 2015 zat de gemeente met 4,5% onder deze doelstelling. Begin 2015 zijn zover dit te beïnvloeden is afspraken met het management gemaakt om te komen tot een lager ziekteverzuim. Hierdoor is het ziekteverzuim ten opzichte van 2014 gedaald met 0,8%.
2. Realisatie begroting;
   Deze indicator meet het verschil tussen de werkelijke en de begrote lasten, respectievelijk baten, uitgedrukt als een percentage van de begrote lasten, respectievelijke baten. Met ‘begroot’ wordt gedoeld op de laatst bijgestelde begroting, dus inclusief begrotingswijzigingen. De norm voor 2015 is: een afwijking van maximaal 3%. Het werkelijke percentage is 0,37%.
3. Telefonische bereikbaarheid;
   In 2015 is de telefonische bereikbaarheid gemeten in de wachttijd in secondes. Deze was voor 2015 gemiddeld in 15 seconde. De norm is 18 seconde.
4. Afhandeling zaken;

Deze indicator meet het percentage zaken dat binnen de ‘wettelijke’ of ‘redelijke’ termijn van acht weken is afgehandeld. De norm voor 2015 is: ten minste 95% van de zaken is binnen de wettelijke termijn afgehandeld. In werkelijkheid is 91% van de zaken binnen de wettelijke termijn afgehandeld. In 2015 zijn de eerste processen door een ‘wasstraat’ gegaan om het zaakgericht weren beter te laten aansluiten bij het proces. Met aandacht voor een goed proces, maar ook voor rolneming en gedrag. In 2016 moeten alle overige processen waar we risico’s  lopen dezelfde wasstraat doorlopen hebben. Daarmee moet de norm in 2016 haalbaar zijn.

5. Betrouwbaarheid en vindbaarheid (digitale) informatie.
   Deze indicator meet of het beheer van de papieren en digitale informatie geheel, deels of niet voldoet aan de bestaande regelgeving. Op basis van het archiefinspectierapport juli 2010 – juni 2013 was bij de begroting 2015 de ambitieuze verwachting dat in 2015 het beheer van de papieren informatie voor 78% geheel en voor 22% deels voldoet aan de bestaande wet- en regelgeving. Voor wat betreft de digitale informatie was bij de begroting 2015 de verwachting dat 50% geheel en 50% deels aan de bestaande wet- en regelgeving voldoet. De rapportage van de archiefinspectie wordt in april 2016 ontvangen. Over de resultaten wordt u apart geïnformeerd door middel van een raadsinformatiebrief.

6.5.7 Personele lasten en personele sterkte (exploitatie en kostenplaatsen)

Onderstaand een overzicht van de personele lasten en personele sterkte van de totale organisatie.

Verschil fte, gemeentelijke organisatie:
In de programmabegroting 2015 was de toegestane fte van de gemeentelijke organisatie 532,91 fte. De werkelijke toegestane formatie in fte bedraagt 567,75 fte. Dit betekent een formatie uitbreiding van 34,84 fte. Dit wordt veroorzaakt door 32 fte extra formatie als gevolg van de drie decentralisaties. 1 fte uitbreiding  teammanagers dan bij de reorganisatie vanuit was gegaan. 1,33 fte uitbreiding als gevolg van extra werkzaamheden in verband met statushouders en 0,51 fte uitbreiding als gevolg van de invoering van HR21.

Verschil fte, bestuursorganen
In de programmabegroting 2015 is voor het college van burgemeester en wethouders 6 fte geraamd. In
werkelijkheid is het aantal fte 5,1.

6.5.8 Inhuur van externen

Ons doel is om, waar mogelijk, de externe inhuur in redelijkheid te beperken. Externe inhuur is soms noodzakelijk (bijvoorbeeld bij ziekte en vacatures). Soms is inhuur het meest doelmatig. Dit omdat de specialistische kennis ontbreekt binnen onze organisatie en het te kostbaar is om permanent hierover te beschikken.

Wij hebben het streven (richtlijn) niet meer dan 10% van de salariskosten van de ambtelijke organisatie uit te geven aan externe inhuur. Om maximaal te kunnen sturen op inzicht en bewustwording ten aanzien van externe inhuur hebben wij in 2015 een beslisboom ontwikkeld. Deze beslisboom hebben wij op 15 april 2015 ter advisering voorgelegd aan de commissie Economie en Bestuur. Iedere aanvraag voor inhuur wordt aan de hand van de beslisboom getoetst en beoordeeld.

In 2015 is er sprake van € 3,6 mln. inhuur. Ten opzichte van de in de Programmabegroting 2015 geraamde salarissen ad. € 36.096.000 is er sprake van een inhuur van 10%.

In de begroting 2015 was voor inhuur een bedrag geraamd van € 3,3 miljoen. Hiervan valt € 2,8 miljoen conform de beslisboom onder inkoop van dienst/product (participatiebudget). Dit valt dus niet onder de definitie inhuur.

Inhuur derden:

Onder inhuur ten behoeve van de ambtelijke organisatie wordt onder andere verstaan invulling van openstaande vacatures als gevolg van het langer open houden van functie vanwege HR21. Inhuur ten behoeve van college en raad betreft onder andere inhuur ten behoeve van nieuwe programmabegroting.

De inhuur is gedaald ten opzichte van de jaarrekening 2014 van € 4,3 mln. naar € 3,6 mln. in 2015.

6.5.9 Toelichting saldo salariskosten en kosten inhuur externe krachten

De totale kosten van inhuur externe krachten zijn in 2015 € 3.623.000. Deze worden gedeeltelijk gedekt door een onderschrijding op de salariskosten ad € 2.314.000 en door lagere overige personeelslasten ad
€ 484.000. Het verschil bedraagt € 825.000. Dit verschil wordt als volgt verklaard:

1. Door ons college toegestane overschrijding statushouders                            € 68.000
2. Door ons college toegestane overschrijding i.v.m. Vennootschapsbelasting, Wet Markt en Overheid, Interne controle etc.                                                                                                 € 450.000

3.   Inzetten capaciteit welke gedekt wordt uit de programma's                         € 300.000
Totaal toegestaan/gedekt                                                                                               € 818.000